至少建立五個檔案文件。第一是設備臺賬——記錄儀器名稱、型號（如那艾NAI-ZLY-6L）、出廠編號、生產廠商、購置日期、啟用日期、存放地點、保管人。第二是設備操作和維護規程——包含開機流程、蒸餾操作步驟、期間核查方法、日常清潔要求、常見故障及處理方法。第三是設備使用記錄——每次使用的日期、樣品編號范圍、操作員簽字、使用前后儀器狀態確認（正常/異常），這是原始記錄的重要組成部分。第四是校準/檢定證書——按校準周期歸檔，證書過期后必須停用設備并重新校準。第五是設備維修記錄——記錄每次故障的現象、維修措施、維修后驗證結果、維修單位和維修人員。

實驗室在CMA/CNAS申請表中需要填寫"檢測能力范圍"——蒸餾作為前處理環節，其能力參數體現在所支持檢測項目的"方法標準"和"限制范圍"中。例如申請"水質揮發酚"項目時，申請表上寫的方法是"HJ 503-2009"，其中蒸餾前處理是方法的核心步驟——如果蒸餾儀不能滿足HJ 503的要求（如不能蒸餾到250mL接收液、控溫精度不夠），就不能聲稱具備該項目的檢測能力。能力驗證（如中實國金組織的水質揮發酚能力驗證）本質上就是在驗證——你的蒸餾儀+檢測儀器整個鏈條能不能做出"準確"的數據。那艾NAI-ZLY系列蒸餾儀出廠時附帶了基于主要國標方法的性能驗證數據，可以作為實驗室首次申請能力參數時的支持性文件。

視蒸餾儀的通用性而定。以那艾NAI-ZLY-6P為例，一臺儀器可以支撐至少15+個檢測項目的蒸餾前處理——水質揮發酚（HJ 503）、水質氰化物（HJ 484）、水質氨氮（HJ 537）、水質硫化物（HJ 1226）、土壤氰化物（HJ 745）、固廢揮發酚（HJ 998）、食品二氧化硫（GB 5009.34）、食品揮發性鹽基氮（GB 5009.228）、食品酒精度（GB 5009.225）、飼料粗蛋白（GB/T 6432）、土壤全氮（HJ 717）等。但要注意:CNAS認可評審時，評審員可能不會逐一考核蒸餾儀在每個項目上的表現，而是抽取2-3個代表性項目（通常選最具挑戰性的，如氰化物需要冰浴接收）做現場實驗考核，如果通過了說明蒸餾儀具備通用蒸餾能力。